Propuestas

Directrices para autores

2.0 Definición: El Proceso Editorial es el procedimiento reglado mediante el cual los autores postulan sus propuestas de publicación a consideración del ICANH conforme a los lineamientos editoriales de la entidad. El Proceso Editorial se adelanta bajo la supervisión del Comité Editorial e implica la integral aceptación previa de las condiciones y lineamientos contenidos en la Política Editorial por parte de quien(es) se postula(n) al procedimiento, inclusive lo referido al acceso abierto de las obras en los términos establecidos en el Capítulo IV de la presente Política Editorial.

El Proceso Editorial implica la responsabilidad de quien(es) se postula(n) a él, de resolver y/o subsanar cualquier contingencia en tema de derechos de autor de manera previa a la postulación.

El Proceso Editorial permite dos modalidades de postulación:

1. Presentación de la propuesta directamente al Comité Editorial.
2. Presentación mediante alguna de las convocatorias vigentes de la Entidad.

2.1 Libros postulados directamente ante el Comité Editorial: El Proceso Editorial al que se acogerán los libros presentados al Comité Editorial para publicación es el siguiente:

2.2 Libros postulados mediante convocatoria vigente: El proceso editorial por el que pasarán los libros presentados por convocatoria es el siguiente:

2.3 De los autores internos y externos: Los autores internos y externos tendrán las siguientes funciones dentro del proceso editorial:

1. Presentar al Área Funcional de Publicaciones un manuscrito inédito, una propuesta de reedición o una traducción que cumpla con los parámetros editoriales previamente definidos y diligenciar el Formato de Presentación de la propuesta, que incluye la justificación, las autorizaciones de imágenes y gráficos y demás aspectos editoriales.
2. Ajustar su manuscrito de acuerdo con las observaciones y sugerencias de los pares académicos evaluadores.
3. Firmar la cesión de derechos patrimoniales de autor a título gratuito a favor del ICANH para iniciar el proceso editorial, garantizando que ha sido subsanada de manera previa cualquier contingencia en tema de derechos de autor.
4. Gestionar las licencias de uso de las imágenes empleadas en su texto, a favor del ICANH y a título gratuito.
5. Mantener una comunicación asertiva y frecuente con el Área Funcional de Publicaciones para responder las inquietudes o hacer los ajustes que surjan durante cualquier etapa del Proceso Editorial y cualquier contingencia sobreviniente posterior al mismo.
6. Aprobar en el formato correspondiente, mediante firma, la versión de impresión o digitalización de la obra.
7. En el caso de los libros, hacer el registro de su obra ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor.
8. Participar en las actividades programadas por el Área Funcional de Publicaciones para promocionar su obra en eventos feriales o virtuales del libro.
9. Para las compilaciones, las actividades descritas son responsabilidad del editor académico de la obra
10. Si el postulante es miembro del Comité Editorial deberá solicitar su exclusión del proceso editorial al momento de presentar la propuesta.

2.4 Funciones del Comité Editorial: Las funciones del Comité Editorial corresponden a las establecidas en el artículo 4 de la Resolución 285 del 24 de febrero de 2023 “Por la cual se crea el Comité Editorial, se adopta la Política Editorial; y se deroga la Resolución 117 de 2010”.

2.5 Funciones de las subdirecciones del Instituto: Las subdirecciones del Instituto tendrán las siguientes funciones dentro del proceso editorial:

1. Presentar las propuestas internas de publicación al Comité Editorial.
2. En caso de tratarse de una propuesta de publicación presentada por una persona o institución externa al ICANH, elaborarán dos conceptos previos de viabilidad editorial y académica de los manuscritos recibidos. Las subdirecciones del Instituto tendrán un tiempo máximo de un mes para realizar los conceptos previos, contando a partir de la fecha en que se recibe el manuscrito.
3. Revisar que los cambios solicitados por los evaluadores externos sean efectuados satisfactoriamente por los autores de la obra presentada.
4. Proponer la creación o eliminación de colecciones.

2.6 Funciones del Área Funcional de Publicaciones: El Área Funcional de Publicaciones cumplirá las siguientes funciones dentro del proceso editorial:

1. Enviar al autor o autora el Formato de Presentación (Anexo) de la publicación para su diligenciamiento.
2. Solicitar a la subdirección más idónea dos nombres de evaluadores internos que puedan realizar los conceptos previos sin conflicto de intereses.
3. Remitir cada manuscrito a dos evaluadores externos elegidos por el Comité Editorial para su revisión y evaluación. Los evaluadores tendrán un tiempo máximo de tres meses para realizar la evaluación, contados a partir de la fecha en que reciben el manuscrito.
4. Gestionar con el Área Funcional de Gestión de Contratos y Convenios las cesiones de derechos patrimoniales de autor a título gratuito a favor del ICANH.
5. Gestionar el proceso editorial hasta la publicación de la obra.
6. Recomendar al Comité Editorial el precio de venta al público (PVP) de las obras comercializables teniendo en cuenta el costo de impresión y el descuento de distribución.
7. Gestionar los recursos técnicos para la publicación de los libros y las revistas de la entidad en las plataformas Open Monograph Press (OMP), Open Journal Systems (OJS) y en bases bibliográficas dentro de una filosofía de acceso abierto.
8. Gestionar la entrega de ejemplares de cortesía a título gratuito a los autores y evaluadores. Los ejemplares de regalías que se entregarán son los siguientes, siempre y cuando no se pacte de manera distinta en la cesión de derechos o en el convenio de coedición:
   • A los evaluadores externos que residan en Colombia se les entregarán tres ejemplares de las publicaciones del ICANH.
   • A los autores de los libros se les entregará el 10% del tiraje de la obra impresa a modo de regalías.
9. Gestionar la comercialización de las obras en la Librería de la entidad y en canales de distribución y venta externos.
10. Con el apoyo del Área Funcional de Almacén, realizar un inventario físico anual de las publicaciones al cierre del ejercicio contable.

3.1 La evaluación se corresponde al conjunto de lineamientos y mecanismos ideados para garantizar la calidad e idoneidad de la publicación. El Comité Editorial será el encargado de definir las modalidades de evaluación para las obras postuladas al Proceso Editorial de acuerdo al tipo de publicación, y podrá apoyarse en evaluación de pares, conceptos técnicos de expertos y otros mecanismos de evaluación idóneos. Así mismo, se tendrán en cuenta también los mecanismos de evaluación incluidos en los procesos de convocatoria de la Entidad.

Los Libros de Investigación serán evaluados de la forma en que se presenta a continuación:

Procedimiento presentación Libros de Investigación: En aras de garantizar la calidad de los libros de investigación editados por la Entidad y presentados al Comité Editorial, en el marco del Proceso Editorial se surtirán las siguientes instancias de evaluación:

3.2 Dado que los evaluadores deben precaver cualquier tipo de conflicto de interés, se comprometen a declararse impedidos en los siguientes casos:

1. Fue funcionario de la entidad o contratista en el momento en que realizó la evaluación o en los doce (12) meses anteriores.
2. Mantuvo cualquier otro tipo de relación de carácter contractual o similar con la Entidad, tal como consultorías o acuerdos de asesoría, sea en el momento en que realizó la evaluación o en los doce (12) meses anteriores.
3. Fue sujeto de consideración para un empleo en la institución en el momento en que realizó la evaluación.
4. Ha participado, o está participando, en una colaboración académica o de publicación con el autor o autora de la obra.
5. Tiene una relación de familia con cualquier partícipe de la creación de la obra hasta el cuarto grado de consanguinidad (primos) y el tercero de afinidad (cónyuges de tíos, sobrinos y de tíos y sobrinos del cónyuge), en consonancia con lo que establece el Código Civil vigente.
6. Cualquier otra circunstancia que pueda comprometer la imparcialidad en el marco del proceso de evaluación.

4.1 Acceso abierto. Todas las revistas de la entidad se publicarán en acceso abierto. Para el caso de los libros, el Comité Editorial será la instancia que decida si la publicación se realizará en acceso abierto o si se comercializará con un precio de venta al público durante los primeros cinco (5) años.

Todos los libros publicados por la Entidad se publicarán en acceso abierto transcurridos cinco (5) años de su publicación. La aceptación de los lineamientos de acceso abierto se entenderá otorgada con la postulación al Proceso Editorial.

Será responsabilidad del autor garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del Depósito Legal, conforme a la normativa vigente.

4.2 Libros. Los libros del Plan Editorial Anual se comercializarán en formato físico y/o digital a través de un proveedor contratado por la Entidad. Adicionalmente, se venderán en la Librería del ICANH.

Los descuentos en el precio de venta al público y las donaciones de libros y revistas de vigencias anteriores serán regulados por la entidad, previa aprobación del Comité Editorial y asesoría del Área Funcional de Publicaciones.

El Comité Editorial podrá definir las publicaciones y cantidades que deberán distribuirse de forma gratuita.

Todos los libros del Plan Editorial Anual serán incluidos en el catálogo editorial virtual (OMP, u otra plataforma digital que la reemplace) que permite la visualización de la portada, la metadata y el enlace de compra, la visibilidad en pantalla o la descarga total y gratuita de las obras de acceso abierto.

Los libros impresos deberán estar disponibles mediante ejemplares físicos en la Biblioteca Nacional, la Biblioteca del Congreso, la Biblioteca Luis Ángel Arango, la Biblioteca Central de la Universidad Nacional de Colombia y en la Red Nacional de Bibliotecas Públicas.

4.3 Revistas. Todas las revistas científicas de la entidad deberán contar con el sistema de gestión editorial OJS, u otra plataforma digital que la reemplace y que garantice su disponibilidad inmediata en Internet y su indexación en múltiples bases de datos bibliográficos y de citación.

4.4 Lanzamientos. Por cada novedad editorial, se organizará un evento de lanzamiento para invitar al público general a conocer la obra publicada.

4.5 Congresos. El ICANH realizará los esfuerzos pertinentes para difundir sus publicaciones en los congresos colombianos de Antropología, Arqueología e Historia.

4.6 Feria Internacional del Libro de Bogotá. El ICANH realizará los esfuerzos pertinentes para participar activamente en la Feria Internacional del Libro de Bogotá con la intención de difundir sus publicaciones al público general y especializado. El ICANH participará con su propio stand en el cual tendrá disponibles las publicaciones para venta y realizará eventos de presentación de las novedades editoriales.